Frågan är: hur länge måste agenter föra register över försäkringstransaktioner? I allmänhet bör agenter behålla alla register som är associerade med en försäkringstransaktion i minst fem år. Därefter kan dessa register när som helst granskas av kommissionären.
När det gäller en ansvarsförsäkring för motorfordon krävs enligt lag att agenten behåller alla kopior av försäkringen och andra relaterade dokument som utfärdats till försäkringstagaren så länge försäkringspolicyn förnyades av försäkringsbolaget. < /blockquote>
I huvudsak kräver detta att agenten behåller policyn och andra relaterade dokument i över 20 år. Men denna regel gäller inte för alla motorfordonsförsäkringar eftersom det finns ett försäkrat krav på bilistförsäkring för de särskilda försäkringarna.Alla policyer omfattas av ett krav på journalföring. Men igen, det är bäst för agenten att föra register över försäkringen så länge försäkringsbolaget förnyar försäkringen. Låt oss diskutera mer om detta nedan.
Vilka poster ska underhållas?
Enligt föreskrifterna i försäkringskoden förväntas särskilda register hållas och underhållas korrekt. Till exempel är agenter och mäklare skyldiga att behålla följande register i minst fem år efter att en försäkring avbryts eller går ut:
- Policynummer
- Namn på försäkringsgivare och försäkrad
- Datum för täckningens effektivitet, avbokning och uppsägning
- Namngivna personer som utlovas eller kommer att få provision eller annan ersättning i samband med en försäkringstransaktion
- Provisionsbelopp, nettopremie och bruttopremie
- Premiumbelopp mottaget
- Datum då premien sätts in på förtroendekontot
- Det datum då mäklaren eller agenten fick premiebetalningen
- Kontonummer, adress och namn på banken som premien sätts in
- Bruttobelopp och nettopremie återlämnat
- Det datum då bruttoavkastningspremien betalas till den som den har rätt till
- Datumet då mäklaren eller agenten tar emot återbetalad premie från försäkringsgivaren
På motsvarande sätt förväntas vissa register hållas av agenten eller mäklaren i minst 18 månader. Nedan är listan över de register som föreskrivs för att förvaras under den tidsperioden.
- En kopia av försäkringsansökan
- Identifiering av varje person är involverad i försäkringstransaktionen
- All korrespondens som skickas och tas emot, inklusive eventuella poster, till exempel en anteckning från konversationen som kan beskriva transaktionen
- Registreringar av alla muntliga eller skriftliga pärmar, med angivande av försäkringsgivarens och försäkrades namn, premien för försäkringen eller bindemedlet, täckningens art och försäkringens upphörande eller ikraftträdande
Alla handlingar som är relaterade till överskottslinjerna, inklusive upplysningsangivelse och flitigt sökformulär, bör bevaras cirka 5 år från en försäkrings avboknings- eller utgångsdatum. I själva verket bör den ursprungliga kopian av avslöjandeförklaringen och det flitiga sökformuläret förvaras av den som undertecknade det.
Hur länge måste register över försäkringstransaktioner förvaras av ombud?
Så hur länge måste agenter hålla register över försäkringstransaktioner? Många är rädda för journalföring. Även om det är tråkigt att göra det, är det nödvändigt att föra register för att alla affärskarriärer eller branscher ska lyckas. Därför är det viktigt för försäkringsagenter och mäklare att behärska rekordlagring.
Det är mandat i många stater att mäklare och agenter måste ha register under en viss period. Dessutom bör dessa register vara öppna för granskning och förväntningar av försäkringskommissionären i staten. Detta bör också finnas tillgängligt på avdelningen som begärts en inspektion. Om en agent misslyckas med att behålla något av dokumenten kan de utsättas för regulatoriska sanktioner, till exempel återkallelse av licens.
I försäkringskoden i Georgien måste agenterna förvara alla transaktioner i fem år från försäkringsavtalets löptid eller slutförandet av en transaktion.
Var sparas dessa poster?
Alla poster måste förvaras på mäklarens eller huvudmannens huvudkontor om inte annat är godkänt av DOI. Dessa register bör också underhållas så att det är lätt att komma åt all information vid en undersökning eller inspektion.
Ett år efter uppsägningen eller upphävandet av försäkringen kan journalerna sparas utanför webbplatsen. Detta bör vara lätt att hämta med två vanliga affärsdagar. Agenten kan också behålla de register som identifierats på mäklarens huvudkontor eller agent på ett sekundärt kontor så länge DOI godkänner det. Så innan du förvarar journalerna på ett annat kontor är det föremål för DOI -godkännande.
It’s A Wrap!
Nu vet du redan hur länge agenter måste föra register över försäkringstransaktioner. Som en allmän regel måste all information som rör en försäkringstransaktion bevaras av agenten i fem år.
Varje försäkringsagent bör följa kraven för journalföring så att det är lätt att få tag på all nödvändig information när det behövs. Detsamma gäller när dessa poster kontrolleras.
